1932年，北平出版了由齊如山撰寫的《梅蘭芳游美記》，較詳細地介紹了梅蘭芳在美演出情況。在談到梅蘭芳何以能去美國的原因時，該書說確因與哈布欽斯君有約，否則赴美的心愿，還不知何年何月才能達到呢。哈布欽斯是美國的劇作家，在紐約有一家劇場。當他從司徒雷登那裡得知中國名伶梅蘭芳想到美國演出時，當即表示梅蘭芳到美國來，可以在我的劇場裡出演。雖然哈氏對梅蘭芳赴美表現得很積極，但梅蘭芳最終能赴美接受的並不是他的邀請。
齊如山在《梅蘭芳游美記》里沒有提到華美協進社，但偏偏就是華美協進社最終促成梅蘭芳的願望得以實現。該社成立於1926年，由胡適、張伯苓、梅蘭琦、杜威（johndewey）等幾位中美學者共同發起在美成立。這是一個得到聯邦政府教育部門撥款，接受美國一些基金會資助，並由紐約州立大學系統董事會發給執照，以促進中美文化交流為主旨的非牟利性團體。華美協進社成立後的首件大事，就是邀請梅蘭芳訪美。
出於對赴美的結果不可預知考慮，梅蘭芳在決定赴美後一直到動身前，和智囊團成員做了大量的幾乎是面面俱到的鋪天蓋地的準備宣傳工作，意圖先讓美國觀眾對中國文化、中國戲劇有個初步認識。
首先，他們與美國的新聞界、各大戲院劇場聯繫，寄去照片、劇照並配以文字說明。齊如山臨時編撰了幾本書以加大宣傳力度，其中有詳細介紹中國京劇知識的《中國劇之組織》、專門介紹有關梅蘭芳這個人的《梅蘭芳》和《梅蘭芳歌曲譜》以及對梅蘭芳準備演出的戲加以逐一說明的《說明書》。似乎還嫌不夠，他們又畫了兩百幅圖，涵蓋了劇場、行頭、扮相、臉譜等十五類，可謂詳盡細緻到無可挑剔。
對於劇場和舞台的布置，存在著幾種意見：完全中國式、中西合璧式和完全西式。梅蘭芳和齊如山都傾向於完全中國式，理由很簡單，他們是中國人，演的是中國文化背景的戲，自然需要中國式的舞台作為載體。另一方面，他們這次赴美，目的就是全面展示中國戲劇，無論美國人是否接受，但他們看到的畢竟是純味中國戲，如果舞台是西式的，何以突顯中國模式？
因此，齊如山在用紙板比劃了幾十次之後，最後決定採用中國故宮裡的戲台模式。舞台布置完全是中國特色：第一層是劇場的舊幕，第二層是中國紅緞幕，第三層是中國戲台式的外簾，第四層是天花板式的垂檐，第五層是舊式宮燈四對，第六層是舊式戲台隔扇。至於劇場，門口滿掛中國式宮燈、梅劇團特有的旗幟；劇場內也掛著許多中國式紗燈，上面繡有人物故事、花卉、翎毛；壁上掛介紹中國戲劇的圖畫；所有劇場人員包括檢場、樂隊、服務人員都著統一的中國式服裝。這樣一來，觀眾從靠近劇場開始就將被中國文化所包圍，也有助於他們對中國戲的理解。
除此，赴美成員還接受了一些規矩訓練，包括在火車輪船上的規矩、外國街道上的違警標誌、旅館裡的章程、吃飯穿衣的習慣等。光為吃西餐時，如何拿刀叉、怎樣吃麵包，名種菜怎麼吃，湯怎么喝等，他們就排練了幾十次，一會兒到德國飯店、一會兒到英國菜館。